Cette Politique de confidentialité explique ce que je collecte, pourquoi je le fais, combien de temps je conserve les données, avec qui je les partage et quels sont vos droits. Elle est alignée sur mes Conditions générales de prestation de services (en vigueur le 25 octobre 2025).
1) Qui je suis (Responsable du traitement)
Je suis William Smith EI (entrepreneur individuel), établi en France (SIREN : 847789195).
E-mail : email@therapyhub.eu
Je fournis des services en anglais à l’international depuis mon établissement professionnel en France.
2) Ce que couvre cette politique
Cette politique s’applique :
- au site therapyhub.eu (le « Site ») ; et
- à mes services professionnels : accompagnement en ligne (counselling/therapie), supervision, mentorat et formation (les « Services »).
3) Données que je collecte et comment je les utilise (par activité)
Je ne collecte que ce qui est nécessaire aux fins ci-dessous.
A. Demandes et réservations
- Quoi : nom, coordonnées, disponibilités, vos objectifs/raisons du contact et éléments logistiques.
- Pourquoi : répondre à votre demande et organiser des séances.
- Bases légales : mesures précontractuelles à votre demande ; intérêts légitimes (gestion de mon activité).
- Durée de conservation : les demandes qui n’aboutissent pas sont conservées jusqu’à 12 mois, puis supprimées.
B. Séances de counselling (clients en thérapie)
- Quoi : notes de séance et informations associées pouvant inclure des données de catégories particulières (p. ex., santé).
- Pourquoi : fournir un accompagnement sûr et efficace et tenir des dossiers appropriés.
- Bases légales : exécution du contrat ; finalités d’accompagnement émotionnel et/ou votre consentement explicite lorsque requis.
- Durée de conservation : en principe 7 ans après votre dernière séance.
C. Supervision et mentorat (clients professionnels)
- Quoi : coordonnées professionnelles, notes de supervision et documents que vous fournissez.
- Pourquoi : fournir la supervision/le mentorat et tenir des dossiers appropriés.
- Bases légales : exécution du contrat ; intérêts légitimes (qualité, continuité, tenue des dossiers).
- Durée de conservation : en principe 7 ans après votre dernière séance.
D. Facturation et comptabilité
- Quoi : mentions d’identité sur les factures, adresse de facturation, montants/dates des transactions, nom du payeur (le cas échéant).
- Pourquoi : émettre des factures, encaisser les paiements et respecter les obligations fiscales/comptables.
- Bases légales : exécution du contrat ; obligation légale.
- Durée de conservation : jusqu’à 10 ans (règles comptables).
E. Médecin traitant et personne à prévenir (clients en thérapie)
- Quoi : coordonnées de votre médecin (ou équivalent) et d’un contact d’urgence que vous désignez.
- Pourquoi : utilisés uniquement lorsque nécessaire pour protéger des intérêts vitaux ou lorsque la loi/l’éthique l’exige (p. ex., graves préoccupations de protection).
- Bases légales : intérêts vitaux ; dans de rares cas obligation légale.
- Durée de conservation : conservés avec votre dossier client et supprimés à l’expiration de celui-ci.
F. Prises en charge par un tiers payeur (employeur, association, EAP, etc.)
- Ce que je peux partager avec le payeur : informations administratives uniquement — dates/heures des séances, présence/absence, état et montants des factures et des paiements.
- Ce que je ne partage jamais avec un payeur : aucun contenu clinique, de cas ou de supervision sans votre consentement explicite ou une obligation légale.
- Bases légales : exécution du contrat ; intérêts légitimes (facturation et suivi de paiement).
- Durée de conservation : comme pour la facturation et les dossiers clients ci-dessus.
G. Mesure d’audience & services intégrés (sur consentement)
- Je ne charge Google Analytics (via Google Tag Manager) et le module de réservation (Book Like A Boss) qu’avec votre consentement — voir la Politique cookies.
- Base légale : consentement (vous pouvez le retirer à tout moment).
- Si vous refusez les cookies optionnels, ces services ne se chargent pas.
H. Correspondance hors séance
- Quoi : e-mails/messages pour la planification et l’administration.
- Pourquoi : gérer les aspects pratiques de notre travail.
- Bases légales : exécution du contrat ; intérêts légitimes.
- Merci de réserver, si possible, les sujets cliniques sensibles aux séances.
4) Confidentialité et cas où je peux divulguer des informations
Je garde confidentielles les informations des clients. Je ne peux divulguer des informations que lorsque c’est nécessaire et proportionné :
- pour prévenir ou réduire un risque sérieux de préjudice pour vous ou pour autrui, ou pour protéger un enfant ou un adulte vulnérable ;
- lorsque la loi ou une autorité/juridiction compétente l’exige ;
- à mon assureur professionnel ou à mon conseiller juridique pour obtenir un avis (strict besoin d’en connaître et sous confidentialité) ;
- en supervision ou en formation pour soutenir une pratique sûre et efficace (les clients ne sont pas identifiables ; les superviseurs sont tenus à la confidentialité) ;
- pour respecter des obligations de sauvegarde/protection ou de signalement professionnel, le cas échéant ; ou
- lorsque vous donnez votre consentement explicite à une divulgation spécifique.
5) Qui traite vos données pour mon compte (prestataires)
J’utilise des prestataires tiers réputés pour fournir le Site et les Services, par exemple :
- visioconférence sécurisée, e-mail, planification/réservation, facturation/comptabilité et stockage de documents ;
- hébergement du site et diffusion de contenu ;
- Google Tag Manager / Google Analytics (chargés uniquement après consentement).
Ces prestataires agissent en tant que sous-traitants.
6) Transferts internationaux
Vos données peuvent être traitées dans, ou transférées vers, des pays situés hors de l’EEE/Royaume-Uni où se trouvent certains prestataires. Je privilégie des centres de données UE/EEE lorsque c’est possible.
7) Sécurité et communications
Je mets en place des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos informations (comptes sécurisés, contrôles d’accès, chiffrement en transit lorsque pris en charge, mises à jour régulières).
L’e-mail et la messagerie ne sont jamais sûrs à 100 % ; en m’écrivant par ces canaux, vous acceptez leurs risques inhérents. Les sujets sensibles sont mieux abordés en séance.
8) Vos droits
Vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition, de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur le consentement.
- Je réponds en principe sous un mois.
- Je peux avoir besoin de vérifier votre identité avant d’agir.
- Certains droits sont limités (p. ex., lorsque je dois conserver des dossiers pour des raisons légales ou d’assurance).
Pour exercer vos droits, écrivez à email@therapyhub.eu.
9) Mineurs
Mes Services s’adressent aux adultes (18+). Je ne collecte pas sciemment de données concernant des enfants.
10) Décisions automatisées
Je ne réalise aucune prise de décision automatisée ni de profilage.
11) Enregistrements et aménagements d’accessibilité
Je n’enregistre pas les séances.
Si, pour répondre à un besoin d’accessibilité convenu, l’activation d’un enregistrement ou d’une transcription est inévitable, je : recueillerai d’abord votre consentement explicite ; limiterai tout enregistrement à ce qui est nécessaire ; le stockerai de manière sécurisée ; ne le conserverai que le temps nécessaire pour l’aménagement ; puis le supprimerai. Toute transcription est réservée à votre usage personnel et ne doit pas être partagée.
12) Combien de temps je conserve les informations (résumé)
| Catégorie | Durée de conservation typique |
|---|---|
| Demandes qui n’aboutissent pas | Jusqu’à 12 mois |
| Dossiers clients (adultes) | 7 ans après la dernière séance |
| Pièces de facturation et comptabilité | Jusqu’à 10 ans (obligations légales) |
| Enregistrements/transcriptions d’accessibilité (le cas échéant) | Uniquement le temps nécessaire à l’aménagement, puis suppression |
13) Pas de marketing / pas de vente de données
Je ne réalise pas de prospection directe et je ne vends pas vos données personnelles.
14) Cookies
Pour les détails sur les cookies et la manière de modifier vos préférences à tout moment, voir la Politique cookies. Je ne charge l’analyse d’audience et le module de réservation qu’après votre consentement.
15) Contact et réclamations
Responsable du traitement : William Smith EI (SIREN 847789195) — email@therapyhub.eu
Si vous avez des préoccupations, merci de me contacter en premier lieu. Vous avez également le droit d’adresser une réclamation à une autorité de contrôle :
- Royaume-Uni : Information Commissioner’s Office (ICO)
- France : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
- UE/EEE : vous pouvez également saisir votre autorité nationale de protection des données dans votre pays de résidence, votre lieu de travail ou le lieu de l’incident (RGPD art. 77).
- Suisse : Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT/FDPIC).
- Autres pays : vous pouvez disposer d’un droit de recours auprès de votre régulateur local. En cas de doute, contactez-moi et je vous aiderai à identifier l’autorité compétente.
16) Modifications de cette politique
En cas de changement significatif, je mettrai à jour la date de mise à jour ci-dessus et, le cas échéant (par exemple si l’analytique change), je vous redemanderai votre consentement.
17) Langue
Cette politique est fournie en français. Une version anglaise est disponible pour information. En cas de divergence, vos droits impératifs de consommateur demeurent inchangés.